Management documente și workflow-uri digitale
Dezvoltăm sisteme DMS (Document Management System) și BPM (Business Process Management) care digitalizează și automatizează fluxurile documentare: arhivare electronică cu OCR, versionare și audit trail complet, workflow-uri de aprobare multi-nivel, semnătură electronică calificată, portaluri intranet și conformitate cu legislația românească de arhivare.
DMS — arhivare electronică cu OCR, versionare & căutare
Sistemul nostru DMS centralizează toate documentele companiei într-o arhivă electronică securizată: scanare și digitalizare cu OCR (Optical Character Recognition) pentru extragere text automat din documente fizice, clasificare automată pe tip document (factură, contract, corespondență). Versionare completă cu track changes, comparare versiuni și rollback. Căutare full-text instantanee în sute de mii de documente. Structură de foldere cu permisiuni granulare pe utilizator/departament/rol, metadata customizabile și tagging pentru organizare flexibilă.
- OCR automat cu clasificare document & extragere date structurate
- Versionare cu track changes, comparare & rollback
- Căutare full-text instantanee în sute de mii de documente
- Permisiuni granulare pe utilizator, departament & rol
BPM — workflow-uri de aprobare & semnătură electronică
Motor BPM vizual cu designer drag-and-drop pentru crearea de workflow-uri: circuite de aprobare multi-nivel cu condiții, delegări și escalare automată pe deadline depășit. Semnătură electronică calificată (conform eIDAS) integrată în fluxuri — semnează contracte, facturi și documente interne direct din platformă, cu validitate juridică deplină. Formulare digitale cu câmpuri condiționabile, calcule automate și pre-populare din baze de date existente. Templates de workflow predefinite pentru procese comune: aprobare factură, cerere concediu, onboarding angajat.
- Designer workflow drag-and-drop cu condiții & escalare automată
- Semnătură electronică calificată eIDAS cu validitate juridică
- Formulare digitale cu câmpuri condiționabile & calcule automate
- Templates predefinite: aprobare factură, concediu & onboarding
Portal intranet, colaborare & conformitate arhivare
Portal intranet modern ca punct central de acces: anunțuri companie, bază de cunoștințe wiki, director angajați, calendar evenimente și acces rapid la documente și workflow-uri. Colaborare pe documente cu comentarii, @menționări, task-uri atașate și notificări în timp real. Conformitate completă cu legislația românească de arhivare electronică (Legea 16/1996, HG 781/2002): perioadă de retenție configurabilă pe tip document, ștergere automată la expirare, audit trail imutabil și export pentru control.
- Intranet cu anunțuri, wiki, director angajați & calendar
- Colaborare live cu comentarii, @menționări & task-uri atașate
- Conformitate Legea 16/1996 cu retenție configurabilă & audit trail
- Ștergere automată la expirare, export control & GDPR compliant
Ce Trebuie Să Știi
Ce este un Document Management System (DMS)?
Un DMS este o platformă software care digitalizează și centralizează toate documentele companiei: scanare cu OCR, clasificare automată, versionare, căutare full-text instantanee, permisiuni pe departament/rol și audit trail complet. Elimină hârtia, reduce timpul de căutare documente de la minute la secunde și asigură conformitate legală.
Este legal să arhivăm documentele doar electronic în România?
Da, conform Legii 16/1996 actualizată și HG 781/2002, arhivarea electronică este legală cu condiții: semnătură electronică calificată, timestamp, integritate garantată a documentului, perioadă de retenție respectată per tip document și audit trail imutabil. Implementăm toate aceste cerințe în sistemul DMS.
Putem automatiza circuitele de aprobare?
Da, motorul BPM permite crearea vizuală de workflow-uri: cerere concediu, aprobare factură, semnare contract, onboarding angajat. Fiecare pas are responsabil, deadline, escalare automată și notificări. Semnătura electronică calificată (eIDAS) este integrată — documentele aprobate au validitate juridică.
Cât economisim cu digitalizarea documentelor?
Companiile raportează: reducere 70% a timpului de procesare documente, eliminare 90% din printări, reducere 50% a spațiului fizic de arhivare și economie de 15–25 €/angajat/lună pe consumabile (hârtie, toner, dosare). ROI tipic: investiția se amortizează în 6–12 luni.
Elimină hârtia din companie
Solicită un audit gratuit al fluxurilor documentare și descoperă cât timp și bani pierzi cu procesele pe hârtie. Plan de digitalizare personalizat, cu ROI calculat.